LogAlto en 10 étapes

Vous venez de configurer votre toute nouvelle plateforme LogAlto et ne savez pas par où commencer pour atteindre vos objectifs en matière de gestion de données ? Cet article résume tout ce qu'il y a à savoir pour commencer à utiliser votre application. 

1. Faites la rencontre de votre nouveau meilleur ami : le centre d'aide de LogAlto !
2. Modifier vos listes déroulantes
3. Créer votre premier projet
4. Créer votre première activité
5. Générer votre premier cadre logique (matrice de résultats)
6. Suivre les indicateurs
7. Concevoir votre premier formulaire
8. Ajouter des enregistrements ou importer des données dans un formulaire
9. Analyser vos données
10. Personnaliser votre tableau de bord

Le centre d’aide de LogAlto contient un grand nombre d’articles et tutoriels qui vous aideront à atteindre vos objectifs en matière de gestion de données à l'aide de la plateforme LogAlto. 

Vous pouvez accéder au centre d'aide (fenêtre d'aide) en cliquant l'icône «  ? » dans le menu supérieur.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous permettant d'effectuer une recherche parmi les articles ou de contacter le cordial personnel de l'assistance technique.

2. Modifier vos listes déroulantes

Si vous étiez tellement emballé de lancer votre plateforme et que vous avez oublié d’inclure certains items en complétant le formulaire d'adhésion, sachez qu’il encore possible de bonifier ces listes une fois l’application lancée!

La majorité des listes déroulantes sont ce que l’on appelle des listes Système et peuvent être configurées (modifiées). Par exemple, si vous utilisez la version « Essai gratuit », « Plan de démarrage » ou LogAlto originale, ces listes sont :   Donateurs, Domaines, Types d'activités, Thèmes transsectoriels et Partenaires de mise en oeuvre.

Certaines listes sont reliées au projet lui-même et donc leur contenu variera selon le projet. Si vous utilisez la version « Essai gratuit », « Plan de démarrage » ou LogAlto originale, ce sera le cas de la liste des personnes responsables. Cette liste peut être éditée depuis le tableau de bord du projet : 1) aller dans le tableau de bord du projet, 2) dans le menu projet, cliquez sur « Responsables ».

3. Créer votre premier projet

Une fois que vous maîtrisez l’emploi de la fenêtre latérale d’aide (centre d’aide et l’assistance technique) et que vous avez raffiné vos listes déroulantes, vous êtes prêt à ajouter les projets à votre répertoire.

Dans le menu principal (sur la gauche), cliquez sur  « Projets ». Vous accéderez au répertoire de projets (qui sera vide pour le moment). Appuyez sur le bouton « + » afin de créer votre premier projet.

4. Créer votre première activité

Cliquez sur le projet nouvellement créé afin d’accéder à son tableau de bord. Dans le menu du projet, sélectionnez « Activités » pour accéder à la liste d'activités (qui est vide pour le moment). Cliquez sur le bouton « + » afin de créer votre première activité.

5. Générer votre premier cadre logique (matrice de résultats)

Cliquez sur le projet qui vient d’être créé afin d’accéder au tableau de bord. Dans le menu du projet, cliquez sur « Conception du cadre logique ».

Vous serez redirigé vers un formulaire qui permet la création du cadre logique de votre projet. Vous pouvez tout de suite « Sauvegarder » OU d’abord éditer les niveaux du cadre logique en cochant la case  « Personnaliser les niveaux du cadre logique » (qui seront par défaut les objectifs globaux, objectifs spécifiques et résultats).

Pour une marche à suivre détaillée, vous pouvez visionner le tutoriel (ang) ou lire l'article « Créer un cadre logique de projet ».

6. Suivre les indicateurs

Une fois que le cadre logique sera élaboré et que les objectifs globaux, objectifs spécifiques et résultats y seront ajoutés, vous serez prêts à effectuer l’intégration de données.

Dans la page du cadre logique, appuyez sur «  Saisie des données » (coin haut droit, dans le menu du cadre logique).

Vous accéderez au tableau de saisie de données. Vous pouvez intégrer le progrès pour la période OU pour la durée cumulative (en cours). 

7. Concevoir votre premier formulaire

Le module de formulaires vous permet de créer des sondages ou de gérer toutes données qui ne pourraient être compilées autrement via Excel. 

Dans le menu principal (sur la gauche), appuyez sur  «  Formulaires ». ». Vous accéderez à votre liste de formulaires (qui est vide pour le moment). Cliquez sur le bouton « + » afin de créer votre premier formulaire. Si vous souhaitez accélérer le processus, simplement y entrer le titre et « Sauvegarder ». (Vous n’avez pas à vous préoccuper des autres champs pour le moment.)

Vous serez redirigé vers la page de conception du formulaire. En premier lieu, vous apercevrez un panneau latéral par lequel il est possible de renommer la section 1 du questionnaire. Vous pouvez choisir d’ignorer cette étape pour le moment et « Sauvegarder ».

Vous pouvez « glisser-déposer » les différents champs, comme Nombre, Texte, Date, etc. de la gauche vers la droite, afin d’assembler votre questionnaire ou formulaire. Pour chacun des champs, vous pouvez spécifier l’étiquette (nom) du champ dans la case où il est indiqué « Nom du champ ».

8. Ajouter des enregistrements ou importer des données dans un formulaire

Maintenant que vous avez créé votre premier formulaire (ou questionnaire), le moment est venu d’intégrer des données. Accédez à votre formulaire (en cliquant sur «  Formulaire » dans le menu principal, ensuite en sélectionnant le formulaire voulu).

Vous pouvez ajouter des données de plusieurs façons :

• Ajouter des entrées à partir du formulaire « Enregistrement »;
• Importer des données (fichier Excel) ;
• Partager un lien dans le formulaire ;
• Donner accès à d'autres usagers de LogAlto.

Pour ajouter des entrées à partir du formulaire « Enregistrement», cliquez sur « Ajouter enregistrement ». 

Un panneau latéral apparaîtra, vous permettant d’ajouter l’enregistrement. 

Pour importer des données en utilisant un fichier Excel, cliquez sur « Importer ». 

Appuyez ensuite sur «  Générer le document modèle » et optez pour « télécharger ». Ouvrez le fichier Excel et copiez-collez les données dans le modèle à partir du fichier source.

Attention aux listes déroulantes de nature « oui-non » et les champs de localisations ; les champs doivent concorder avec les options disponibles dans LogAlto.

Quand vous avez terminé de copier et de coller les données dans le document modèle, vous pouvez retourner au formulaire et sélectionner «  Importer » pour ensuite cliquer sur « Importer le document modèle ».

Lorsque l'importation est complétée et réussie, LogAlto affichera la notification « Importation réussie ». Cliquez sur l'icône « Rafraîchir » afin d'afficher les nouvelles données importées.

Si l'importation n'est pas réussie, LogAlto affichera un message d'erreur « Erreur lors de l'importation ». En cliquant sur le lien « Détails », puis sur « Télécharger le document », vous pouvez télécharger un document qui surligne les cellules qui comportent des erreurs. Il suffit de corriger les cellules en cause et de recommencer l'importation. 

Pour partager un lien vers un formulaire, cliquez sur « Partager ».

Vous pouvez générer un lien qui pourra être envoyé par courriel ; les récipiendaires seront en mesure de remplir le formulaire sans devoir s'enregistrer dans LogAlto. 

Pour partager le formulaire avec d'autres utilisateurs de LogAlto, cliquez sur « Partager ». Vous serez en mesure de sélectionner qui peut avoir accès au formulaire en fonction du type d'utilisateurs, de projets, du pays (unité organisationnelle) ou des profils d'utilisateurs. Il est possible d'accorder des accès différents à chacun, en plus de spécifier s'ils peuvent voir ou non les champs confidentiels.

9. Analyser vos données

Pour procéder à l'analyse de vos données, accédez à la section «  Analyse » dans le menu principal (sur la gauche). Puis, cliquez sur le bouton « + ».

Inscrivez le nom de votre rapport (ou graphique), sélectionnez un ensemble de données ainsi que le format (tableau, diagramme, carte, etc.). Cliquez ensuite sur « Sauvegarder ».

Vous serez redirigé automatiquement vers un tableau ou un graphique incluant l'ensemble de données choisi. Cliquez sur l'icône de configuration (coin haut droit).

Une nouvelle fenêtre latérale s'ouvrira, permettant de configurer le rapport. Les options de configuration dépendent du type de rapport; par exemple, un diagramme à barres aura des options différentes d'un diagramme à radar ou d'une carte de distribution.

Une fois la configuration terminée, cliquez sur « Sauvegarder ».

10. Personnaliser votre tableau de bord

Il existe différents types de tableaux de bord dans LogAlto : 

• Le tableau de bord global ;
• Le tableau de bord de l'utilisateur (« Mon tableau de bord ») ;
• Les tableaux de bord de projets ;

Veuillez noter que pour afficher les rapports sur tableaux de bord de projets ou le tableau de bord global, il faut d'abord partager les rapports. 

Pour intégrer un rapport dans votre tableau de bord d'utilisateur, il vous faut d'abord l'atteindre en sélectionnant la section « Tableau de bord » dans le menu principal (sur la gauche), puis sélectionner « Mon tableau de bord ».

Ensuite, cliquez sur « Ajouter un rapport » et sélectionnez le rapport que vous souhaitez afficher. 

Lorsque plusieurs rapports sont affichés au sein d'un même tableau de bord, vous pouvez en réorganiser l'affichage en les glissant dans un nouvel emplacement, en plus de pouvoir les redimensionner à l'aide de la souris. 

N'hésitez pas à demander de l'aide !

Vous pouvez nous joindre par email à l'adresse  support@logalto.com, ou encore poser vos questions dans l'outil de clavardage (chat) si nous sommes en ligne. Nos conseillers sympathiques seront heureux de vous aider !