Importer des données dans les formulaires par Excel

Importer des données par Excel (enregistrements dans un formulaire)

Cliquez ici pour le tutoriel vidéo (anglais).

Prenez note que vous devez créer et publier votre formulaire avant d'importer vos données. Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez visionner le tutoriel ou lire l'article « Configurer les champ de formulaires ».

Des données peuvent être ajoutées à un formulaire de plusieurs façons : 

  • En ajouter des enregistrements par le bouton « + Ajouter Enregistrements » ;
  • Importer des données par fichier Excel ;
  • Partager un lien URL vers le formulaire (ex: sondage en ligne) ;
  • Avec l'application mobile.

Cet article explique comment importer des données en utilisant un fichier Exel, permettant aux utilisateurs d'intégrer des données existantes et de travailler hors ligne. 

Quelques étapes sont nécessaires afin de procédér à l'importation : 1) vous devez générer un fichier modèle Excel à partir de LogAlto; 2) y intégrer les données ; 3) importer le fichier modèle une fois rempli ; 4) et si nécessaire, corriger les erreurs signalées par LogAlto et importer à nouveau la version modifiée. Soyez sans crainte, toutes les étapes sont détaillées plus loin !

  1. Générer un document modèle
  2. Ajouter des données dans le fichier modèle généré
  3. Importer le fichier Excel
  4. Notifications
  5. Révision des erreurs

Generé un document modèle

Pour générer le document modèle :

  • Cliquez « Importer ».
  • Choisir  « Générer le document modèle ». 
  • Si le formulaire contient un champ de localisation, vous pourrez spécifier quelles localisations afficher dans le fichier Excel, dans la colonne à cet effet. 
  • Cliquez sur « Télécharger ». 

Voici un exemple de fichier modèle Excel.

Ajouter des données dans le fichier modèle généré

Une fois le fichier généré et téléchargé, vous pouvez ouvrir le fichier Excel et y copier-coller les données de votre fichier source. 

Puisque l'importation est un processus automatisé, il y a plusieurs aspects à prendre en considération afin de permettre à LogAlto de « comprendre » les données et de les intégrer correctement. 

Conseils généraux :

  • Si vous modifiez le formulaire (dans le mode « Conception »), générez le fichier modèle à nouveau, afin qu'il puisse afficher la version la plus récente du formulaire. 
  • Si vous copiez-collez des données, veillez à employer le mode de copie « valeurs seulement », afin de s'assurer de ne pas recopier de formules dans le fichier source. 

Conseils par type de champ :

Types Conseils Exemples
Oui-Non Valeurs acceptées : Oui, Non...Vrai, Faux... 1, 0 Faux / Non / 0 seront importées comme « Non » 
Toute autre réponse sera importée comme un « Oui »
Listes Doivent correspondre avec les options disponibles dans LogAlto.
Pour les listes numériques, ce peut être le titre entier de l'item OU le nombre. 		Par exemple, si vous avez Homme et Femme dans votre formulaire Logalto mais que vous avez Mâle et Femelle dans votre fichier source, l'importation échouera. 
Listes à choix multiples Les options doivent être séparées à l'aide de « ; » Correct: Pommes;Oranges;Bananes
Incorrect: Apples, Oranges, Bananes
Coordonnées Doivent être entrées dans la même colonne. (lat, long) Si votre latitude et longitude sont dans des colonnes séparées, il faudrait les fusionner. Au besoin, notre équipe de soutien technique pourra vous aider avec plaisir.
Localisations Doivent correspondre avec les options disponibles dans LogAlto.
Dates Formats possibles :   
AAAA-MM-JJ et JJ-MM-AAAA  		2020-12-06 sera considéré comme le 6 décembre
12-06-2020 sera considéré comme le 12 juin
Libellés d'enregistrement Les valeurs incluses dans les libellés d'enregistrement ne doivent pas contenir de « ; »  Exemple « abc ; def » produira une erreur (dans un libellés d'enregistrement)

Importer le fichier

Une fois les données copiées-collées (ou entrées), rendez vous dans le formulaire, dans LogAlto et : 

  • Cliquez sur « Importer ». 
  • Cliquez sur « Import le document modèle ». 

Si l'importation est complétée, LogAlto affichera une notification « Importation complétée ». Appuyez sur l'icône « Raffraîchir » afin de voir les données importées. 

Si l'importation n'a pas été complétée, LogAlto affichera la notification « Erreur lors de l'importation ». 

Notifications

Vous recevrez une notification qui vous informe si l'importation a été complétée ou s'il y a des erreurs qui ont besoin d'être corrigées. 

Si l'importation est complétée, vous pouvez cliquer sur la notification afin d'accéder au formulaire avec les données nouvellement importées.

S'il y a des erreurs, vous pouvez cliquer sur la notification afin de télécharger un document Excel dans lequel les erreurs seront surlignées. (voir paragraphe suivant). 

Réviser les erreurs

Si des erreurs sont survenues pendant l'importation, vous pouvez cliquer sur la notification afin de télécharger un document Excel dans lequel les erreurs seront surlignées. 

Après avoir téléchargé le fichier, corrigez chacune des cellules surlignées et importez le document à nouveau dans LogAlto. 

Note importante : si vous avez un champ de type FICHIER et est OBLIGATOIRE dans votre formulaire, vous ne pourrez pas utiliser la procédure d'importation.