Formulaires: introduction

Aperçu du module Formulaires

Le module Formulaires vous permet de créer des bases de données afin d'y recueillir l'information pertinente à votre projet et votre organisation. 

Vous pouvez utiliser les formulaires déjà créés dans le système par d'autres utilisateurs ou encore créer le vôtre. 

Les formulaires permettent la gestion de toute information qui ne peut être compilée dans Excel

Il est possible de recueillir l'information par l'application mobile ou le site Internet, qui peut être utilisée afin d'alimenter les indicateurs. Les données ainsi collectées peuvent être analysées via le module Analyse. 

  1. Menu Formulaire et outils
  2. Créer un formulaire
  3. Ajouter un enregistrement et importer des données
  4. Partager l'accès au formulaire
  5. Lier les indicateurs à votre formulaire
  6. Analyser vos données

Lorsque vous publiez un formulaire, ces différents items apparaissent dans le menu Formulaire :

  • Enregistrements (consulter la liste des items qui ont été entrés dans ce formulaire) 
  • Partager (partager le formulaire avec d'autres utilisateurs ou générer un lien pour les non-utilisateurs)
  • Champs & sections (création du formulaire)
  • Modifier (changer le titre et/ou la description du formulaire)
  • Plus :
    • Cloner (dupliquer le formulaire; cette action copie la structure, mais non les enregistrements.)
    • Historique de synchronisation (voir à quel moment les enregistrements ont été ajoutés avec l'application mobile) 


Créer un formulaire

Dans le menu principal (gauche), cliquez sur « Formulaires ». Vous accéderez ainsi à la liste des formulaires. 

Cliquez sur le bouton «  » afin de créer votre formulaire.

Vous serez redirigés vers la page de création de formulaires.

En débutant, vous verrez un panneau latéral qui permet de renommer la première section du formulaire. Vous pouvez choisir d'ignorer et simplement cliquer «  Sauvegarder ».

Vous pouvez ensuite « cliquer-déposer » de la gauche vers la droite les différents champs, comme Nombre, Textes, Date, etc., afin d'assembler votre formulaire ou questionnaire.

Pour chaque champ, vous pouvez entrer le libellé de l'enregistrement (nom) dans la case inscrite « Nom du champ ». Ceci representera la question posée.

Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez visionner le tutoriel ou lire l'article « Configurer les champs d'un formulaire ».

Ajouter un enregistrement et importer des données

Vous pouvez intégrer des données de différentes façons :

  • En ajoutant des enregistrements par le formulaire « Enregistrements », 
  • En important des données (fichier Excel),
  • Par l'application mobile. 

Pour ajouter un enregistrement en utilisant le formulaire « Enregistrements », cliquez sur « Ajouter enregistrement »

Un panneau latéral apparaîtra, vous permettant d'ajouter l'enregistrement. 

Pour importer les données d'un fichier Excel, cliquez sur « Importer »

Ensuite, cliquez sur « Générer le document modèle » et appuyez sur « Télécharger ». Ouvrez ensuite le fichier Excel généré et copiez-collez les données de votre fichier source dans le document modèle. 

Soyez vigilant avec les questions de nature « oui-non », les listes déroulantes et les champs d'emplacements; les données qui seront importées doivent concorder avec les options disponibles dans LogAlto.

Quand vous avez terminé de copier-coller les données dans le fichier modèle, vous pouvez retourner au formulaire et choisir «  Importer » et cliquer sur « Importer le document modèle ».

Quand l 'importation de données est complétée, LogAlto affichera un message : « Importation complétée ». Rafraîchissez la page afin d'afficher les données importées. 

Si l'importation échoue, LogAlto affichera un message d'erreur « Erreur lors de l'importation ». Cliquez le lien vers les « Détails » et optez pour « Télécharger le fichier » afin de visualiser le fichier importé dont les cellules problématiques ont été surlignées. Corrigez les cellules surlignées avant d'essayer d'importer le document à nouveau. 

Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez visionner ce tutoriel ou lire l'article « Importer des données par Excel (enregistrements dans un data from Excel ».

L'application mobile LogAlto permet aux usagers d'ajouter de nouveaux enregistrements. (Les enregistrements existants ne peuvent être vus ni modifiés.) Elle permet également aux usagers d'effectuer la collecte de données en étant hors ligne et d'en faire la synchronisation une fois la connexion disponible. 

Pour ajouter un enregistrement en utilisant l'application mobile LogAlto, vous devez concevoir et publier votre formulaire au préalable.

Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez consulter les articles dans le Centre d'aide de l' application mobile.

Partager l'accès au formulaire

Vous pouvez  créer un lien qui peut être envoyé par courriel par la suite (les récipiendaires seront en mesure de remplir le formulaire sans devoir se connecter à LogAlto).

Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez consulter l'article « Partager un formulaire via un lien web (URL) ».

Pour effectuer le partage du formulaire avec d'autres utilisateurs de LogAlto, cliquez sur « Partager ». Vous pourrez sélectionner spécifiquement les usagers, les projets, les pays (unités org.) ou les profils d'utilisateurs qui auront accès au formulaire. Vous pourrez fournir différents accès à chacun et préciser s'ils pourront voir les champs confidentiels. 

Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez visionner ce tutoriel ou lire l'article « Partager un formulaire avec des collègues ».

Dans LogAlto, vous pouvez lier un indicateur aux formulaires et lui fournir les données de votre formulaire. Pour y parvenir, suivez les trois étapes suivantes :

  • Étape 1 : Créer votre formulaire
  • Étape 2 : Lier votre formulaire à votre indicateur 
  • Étape 3 : Mettre à jour votre indicateur avec les données de votre formulaire 
Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez lire l'article « Link indicator to form ».

Analyser vos données

Pour procéder à l'analyse de vos données, cliquez sur «  Analyse » dans le menu principal (gauche). Appuyez ensuite sur le bouton « ».

Entrer le nom de votre rapport (ou graphique); sélectionnez un ensemble de données ainsi qu'un type de sortie de données (tableau, diagramme, carte, etc.). Cliquez sur «  Sauvegarder ».

Vous serez redirigés vers un tableau standard ou un graphique contenant les données sélectionnées. Cliquez sur l'icône de configuration (coin haut droit).

Dans la fenêtre latérale qui s'ouvre, vous pourrez configurer votre rapport. Les options de configurations varient selon le type de rapport (exemple : un diagramme à barres n'aura pas les mêmes options qu'un graphique radar ou qu'une carte de distribution). 

Une fois le rapport configuré selon vos préférences, appuyez sur «  Sauvegarder ».

Pour la marche à suivre détaillée, vous pouvez visionner ce tutoriel ou lire l'article « Overview: Analytics ».