Unité organisationnelle

Niveaux d'unités organisationnelles et unités organisationnelles
Créer la structure organisationnelle
Associer les utilisateurs aux unités organisationnelles
Associer les projets aux unités organisationnelles
Notifications
Modifier ou supprimer une unité

Les unités organisationnelles permettent de reproduire la structure de votre organisation dans LogAlto. Elles peuvent représenter des bureaux, des régions, des pays, des départements, des programmes, des partenaires ou tout autre niveau utilisé par votre organisation.

Exemple :

Siège
└─ Région Afrique de l’Ouest
 ├─ Bureau du Sénégal
 ├─ Bureau du Mali

Les noms et le nombre de niveaux sont configurés pour votre environnement LogAlto.

Niveaux d'unités organisationnelles et unités organisationnelles

LogAlto distingue deux éléments :

Un niveau d’unité organisationnelle, qui définit un niveau dans la structure, par exemple « Région » ou « Bureau pays ».
Une unité organisationnelle, qui correspond à une entité concrète à ce niveau, par exemple « Afrique de l’Ouest » ou « Bureau du Sénégal ».

Les niveaux définissent l’organisation de la hiérarchie. Chaque unité organisationnelle appartient à un niveau et, à l’exception du niveau supérieur, est rattachée à une unité parente.

À quoi servent les unités organisationnelles ?

Selon votre configuration, les unités organisationnelles peuvent être utilisées pour :

Associer les projets aux bureaux, programmes, partenaires ou autres unités qui en sont responsables.
Organiser et filtrer les projets, cadres logiques, formulaires, documents et rapports.
Affecter les utilisateurs et leurs profils à une partie spécifique de l’organisation.
Limiter les unités organisationnelles accessibles aux utilisateurs.
Partager des formulaires ou des informations avec certaines parties de l’organisation.
Définir les destinataires des notifications.

Une unité organisationnelle ne donne pas, à elle seule, accès à des fonctionnalités ou à des données. Les actions qu’un utilisateur peut effectuer dépendent toujours des profils et des autorisations qui lui sont attribués.

Créer la structure organisationnelle

En règle générale, les administrateurs doivent configurer la structure en deux étapes.

1. Configurer les niveaux d’unités organisationnelles

Dans les paramètres d’administration, ouvrez Niveaux d’unité organisationnelle. Créez les niveaux nécessaires à votre organisation, du niveau le plus élevé au niveau le plus bas.

Pour chaque niveau, vous pouvez définir les noms au singulier et au pluriel, ainsi que sa position dans la hiérarchie. Selon votre configuration, un niveau peut également être activé pour être associé aux projets.

Exemple:

Niveau 1: Organisation
Niveau 2: Région
Niveau 3: Bureau Pays

2. Ajouter les unités organisationnelles

Ouvrez Unités organisationnelles et ajoutez les unités concrètes à la hiérarchie.

Pour ajouter une nouvelle unité, cliquez sur l’icône + à côté de Unités organisationnelles. Une unité sera créée au niveau supérieur de la hiérarchie.

Pour ajouter des unités sous une unité existante, cliquez sur l’icône + à côté du niveau correspondant dans la hiérarchie.

Une unité enfant doit être placée sous une unité appartenant à un niveau supérieur. Par exemple, un bureau pays peut être rattaché à une région.

Associer les utilisateurs aux unités organisationnelles

Les utilisateurs peuvent être associés à des unités organisationnelles par l’intermédiaire de leurs profils.

Dans les paramètres avancés, l’activation de l’option Secured organizational units (Unités organisationnelles sécurisées) restreint les sélecteurs d’unités organisationnelles en fonction du profil de l’utilisateur. Un utilisateur affecté à une unité organisationnelle peut consulter et sélectionner cette unité ainsi que toutes ses unités enfants. Si l’utilisateur n’est affecté à aucune unité organisationnelle applicable, le sélecteur peut être vide.

Cette restriction fonctionne conjointement avec les autorisations habituelles. Par exemple, l’accès au Bureau du Sénégal ne donne pas automatiquement à l’utilisateur le droit de créer ou de modifier des projets dans cette unité. Son profil doit également autoriser ces actions.

Associer les projets aux unités organisationnelles

Lors de la création ou de la modification d’un projet, les utilisateurs sélectionnent la ou les unités organisationnelles pertinentes. Les champs disponibles dépendent des rôles attribués aux unités organisationnelles dans la configuration des projets.

Par exemple, un projet peut comporter :

Un champ obligatoire « Bureau responsable » (Responsible Office).
Plusieurs champs facultatifs « Partenaires de mise en œuvre » (Implementing Partners).

Ces associations permettent de filtrer les projets, d’appliquer des règles d’accès basées sur les profils et de produire des rapports selon la structure organisationnelle.

Notifications

Une unité organisationnelle peut être proposée comme destinataire pour les notifications compatibles avec cette fonctionnalité. Les administrateurs peuvent désactiver cette option pour les unités qui ne doivent pas pouvoir être sélectionnées comme destinataires de notifications.

Modifier ou supprimer une unité

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent renommer une unité, modifier son code ou mettre à jour certains paramètres.

Une unité organisationnelle ne peut pas être supprimée tant qu’elle est référencée ailleurs dans LogAlto. Avant de réessayer, supprimez les associations concernées ou réaffectez les projets, profils, formulaires, documents ou autres enregistrements qui y sont liés.

Bonne pratiques

Concevez la hiérarchie avant de créer les unités.
Utilisez des noms immédiatement reconnaissables par les utilisateurs.
Évitez les niveaux inutiles.
Veillez à ce que les codes soient uniques et cohérents.
Vérifiez les affectations des profils chaque fois que la structure change.
Testez la structure avec un compte non administrateur avant de la déployer à l’ensemble des utilisateurs.