Lier plusieurs formulaires ensemble

La liaison de deux ou plusieurs formulaires est une opération fort utile qui permet de garder des ensembles de données séparés tout en associant des informations de l'un à l'autre facilement.

• Comment identifier le type de lien entre les ensembles de données
  • Une relation de 1-pour-1
  • Une relation de plusieurs-à-plusieurs
  • Une relation de un-à-plusieurs (la plus fréquente !)
• Comment intégrer une liste déroulante qui catalogue les enregistrements d'un autre formulaire
• Exemple

La relation entre les formulaires (ensembles de données) peut être :

• de un pour un (par exemple, un bénéficiaire et une carte d'identité) ;
• de plusieurs à plusieurs (par exemple, les élèves et les classes : un élève participe à plusieurs classes et les classes sont fréquentées par plusieurs élèves) ;
• de un à plusieurs (par exemple, un parent et ses enfants).

Une fois la nature entre les formulaires identifiée, il est plus facile de choisir la meilleure façon de structurer les données.

Une relation de un-pour-un » signifie :

• Un item du formulaire A est seulement lié à un item du formulaire B ;
• Un item du formulaire B est seulement lié à un item du formulaire A. 

Si vous constatez que la relation est de un-pour-un, cela signifie la plupart du temps que les données ne devraient pas être séparées en deux formulaires. Par exemple, ce serait le cas d'un individu et de sa carte d'identité. 

Mais dans certains cas, il est logique d'en faire la séparation. Par exemple : la relation entre deux conjoints pourrait être de un-pour-un (une personne est mariée à une et seulement une personne). Les deux noms n'apparaitront pas dans le même formulaire, mais nous pouvons cependant les lier. 

Une relation de plusieurs-à-plusieurs signifie :

• Un item du formulaire A peut être lié à un ou plusieurs items du formulaire B ; 
• Un item du formulaire B peut être lié à un ou plusieurs items du formulaire A.

Si vous constatez que la relation est de plusieurs à plusieurs, il serait sans doute préférable de créer un troisième formulaire qui pourrait lier les deux formulaires (voir l'exemple plus bas).

Il fait parfois plus de sens d'intégrer une liste dans le formulaire dans lequel vous aurez besoin de sélectionner moins d'items de la liste. Par exemple : si vous avez des entraîneurs et des élèves, il serait plus logique de placer la liste des entraîneurs (sélection multiple) dans le formulaire des Élèves si vous prévoyez qu'un élève n'aura jamais un grand nombre d'entraîneurs (possiblement limité entre 1 et 3).

La relation de un-à-plusieurs est la plus fréquente. Cela signifie :

• Un item du formulaire A peut être lié à plusieurs items du formulaire B ;
• Mais seul un item du formulaire B peut être lié à un seul item du formulaire A. 

Si vous constatez que la relation est de un-à-plusieurs, il serait préférable d'intégrer la liste déroulante dans le formulaire où vous n'aurez qu'à choisir un seul élément. Par exemple : si un cours n'est enseigné que par une seule personne, vous devriez intégrer la liste des enseignants (sélection unique) dans le formulaire des Classes.

• Analysez les ensembles de données afin d'identifier le type de relation. Cette étape vous permettra de décider dans quelle formulaire il sera préférable d'intégrer la liste ;
• Créez le premier formulaire avec les champs appropriés ;
• Créez le deuxième formulaire avec les champs appropriés ;
• Intégrez le nouveau champ (champ de « formulaire personnalisé ») dans le formulaire hôte et configurez-le (voir les étapes plus bas). 

Pour intégrer le champ dans le formulaire :

• Rendez vous à la page de configuration du formulaire ;
• Cliquer-déposez le champ « formulaire personnalisé » dans le formulaire ;
• Cliquez sur l'icône de crayon afin de configurer le champ ;
• Sélectionnez le formulaire source (à partir duquel vous sélectionnez l'enregistrement à relier) ;
• Éditez les autres paramètres (obligatoire, sélection multiple, etc.) ;
• Cliquez sur « Mise à jour ». 

Vous pourriez créer un troisième formulaire qui serait votre liste de présence et dans lequel vous pourriez lier un bénéficiaire à une participation à un événement.

Vous pouvez y parvenir en ajoutant deux champs de type « Liste » puis en cliquant sur l'icône de crayon afin d'éditer les paramètres. Utilisez le « Formulaire personnalisé » puis sélectionnez le formulaire « Bénéficiaires » à partir de l'un des champs et  le formulaire « Événement » à partir de l'autre champ.

De cette façon, vous conservez vos deux ensembles de données séparés et organisés, et vous pouvez produire des rapports au sujet des différentes informations contenues dans chaque ensemble de données. 

Un seul formulaire peut être lié à plusieurs formulaires; vous pourriez aussi lier les Bénéficiaires à votre formulaire de Distribution de semences. Cette action vous permettrait de choisir parmi une liste existante de bénéficiaires. 

Lorsque vous accédez l'enregistrement qui est lié aux autres formulaires —dans l'exemple, chaque Bénéficiaire— vous verrez sur la gauche les champs relatifs au formulaire du Bénéficiaire et sur la droite, les formulaires et enregistrements liés au bénéficiaire.